טפסים ומסמכים מקוונים מכל הסוגים ועבור אינספור צרכים ומטרות כבר הפכו לחלק בלתי נפרד משגרת החיים של כל אדם כמעט. בכל תחום מתחומי החיים אפשר להיתקל בטופס שצריך למלא או לחתום עליו והקישור אליו יישלח באופן אישי ללקוח או המשתמש. הקישור יכול להישלח בהודעה לטלפון או דרך הדואר האלקטרוני, המידע או הסעיפים שיופיעו יהיו רלוונטיים ומתאימים לאותו לקוח ספציפי ולא יישאר לו הרבה מה לעשות מלבד לחתום או לאשר תנאים ופרטים. יצירת טופס מקוון היא תהליך שמבוצע עבור כל טופס באופן נפרד על מנת שהוא אכן יתאים לנסיבות הספציפיות או לצורך הספציפי שלשמו הוא נוצר.
התהליך המרתק של יצירת טופס מקוון
אפשר לומר שכיום הנושא של יצירת טופס מקוון לכל צורך או מטרה כבר נחשב כעניין מובן מאליו. אנשים יודעים שיש סוגים רבים של טפסים, מסמכים או אישורים שהם יכולים למלא ולחתום עליהם ללא צורך בהגעה למקום ספציפי בשעות מסוימות והם יכולים פשוט לחתום דרך המחשב או דרך הטלפון הנייד. יש לא מעט היבטים טכניים לצורך יצירת המסמך הדיגיטלי והוא כמובן צריך להיות מוכר ומאושר לשימוש מבחינה משפטית. מכאן החשיבות של פנייה אל חברה מקצועית ומובילה שיש לה את הניסיון בתחום זה והעובדים שלה יידעו בדיוק איך ליצור כל טופס מקוון שיהיה דרוש ללקוחות החברה.
הנוחות של חתימה על טפסים מרחוק
כיום עם רשת האינטרנט יש כל כך הרבה פעולות שאפשר לבצע ללא הטרחה של הגעה למקום מסוים בשעה מסוימת. גם גופים רשמיים, חברות או ארגונים כבר יודעים ומבינים את זה ולכן מקלים גם על הלקוחות והמשתמשים וגם על העובדים בכך שחוסכים הרבה מאד זמן עבודה יקר וכמובן טרחה של שני הצדדים. בזכות יצירת טופס מקוון שיהיה מותאם אישית עבור כל צורך או מטרה אפשר לקדם תהליכים הרבה יותר מהר וכמובן בנוחות גבוהה.
דרוש לכם טופס אישי לחתימה על ידי לקוחות? פנו לאנשי המקצוע של iForms וקבלו ליווי ואפיון מדויקים לצורך יצירת הטופס הדרוש לכם.
חותמת דיגיטלית
מי שחותם עם צד נוסף על מסמך או הסכם חשוב ומשמעותי יודע שצריכות להופיע חתימות של שני הצדדים ואם מדובר בעסק או בעל מקצוע – גם חותמת חייבת להופיע בצורה ברורה וגלויה. מכיוון שכיום הולך ותופס תאוצה הנושא של מילוי מסמכים בצורה מקוונת, כמו גם חתימה על טפסים דיגיטליים הרי שצריכה להיות חותמת דיגיטלית המאשרת את האותנטיות של המסמך ומעניקה לו את האישור שלמרות שהוא לא חתום בצורה פיזית בכתב יד – עדיין אפשר לעשות בו שימוש ולראות בו אותנטי, מקורי ונכון. הרבה מאד מסמכים כאלה כבר נמצאים בשימוש נרחב ויומיומי בקרב אנשים רבים – לקוחות ובעלי עסק כאחד.
מה החשיבות של הימצאות חותמת דיגיטלית?
חותמת היא בעצם חתימה של בעל מקצוע או חברה גוף עסקי. בדומה לצורך או ההכרח שחתימה של אנשים תופיע על גבי המסמך בצורה ברורה ופיזית על מנת להוכיח את האותנטיות של המסמך, כך צריכה גם להופיע החותמת. כעת בעידן האינטרנט, עידן שבו הרבה מאד מסמכים וטפסים עברו תהליך של דיגיטציה ונחתמים דרך המחשב או הטלפון הנייד – יש אישור משפטי לכך שהופעתה של חותמת דיגיטלית תהפוך את המסמך לאותנטי גם אם הוא מסמך מקוון מההתחלה ועד הסוף. המסמך יהיה מוכר כמקורי וככזה שנחתם פיזית, גם אם הוא מולא או נחתם בצורה מקוונת. דוגמה לכך היא קבלה או חשבונית בגין תשלומים ושירותים.
הנוחות של טפסים דיגיטליים והשינויים הרגולטוריים הנדרשים
אם בעבר לא הייתה שום דרך לאמת מסמך או לאשר שימוש במסמך ללא חתימה וחותמת ברורות – הרי שכיום בעידן האינטרנט חובה לאשר הימצאותה של חותמת דיגיטלית, שכן יש כיום כל כך הרבה טפסים או מסמכים שנחתמים דרך רשת האינטרנט ובכלל לא מגיעים לכדי הדפסה פיזית. המחוקק נאלץ להתאים את עצמו לרוח התקופה על מנת להקל על המשתמשים ובזכות החותמות הדיגיטליות אפשר להשתמש במסמכים המקוונים כאילו היו פיזיים ומודפסים.
על מנת להטמיע חותמות דיגיטליות בטפסים או מסמכים מקוונים צריך להיעזר באנשי מקצוע בעלי ידע וניסיון רב, כמו חברת iForms.
חתימה דיגיטלית pdf
העידן הנוכחי הוא עידן שנשלט רובו ככולו על ידי רשת האינטרנט והדיגיטל. אלה הביאו איתם בשורה גדולה שיכולה להתגבר על מרחק גאוגרפי ועל ביצוע פעולות פיזיות או פרונטליות. באמצעות האפשרות של הוספת חתימה דיגיטלית pdf למשל, לא חייבים להדפיס את הדפים, לחתום, לסרוק ולאחר מכן לדאוג לסריקה שלהם. כאשר מוסיפים את החתימה על גבי המסך והמסמך המקוון – אפשר לחסוך הרבה מאד זמן, לצמצם פסולת וגם לחסוך טרחה רבה. חסכון הטרחה יהיה כפול, שכן הוא ייחסך גם ממי שצריך לחתום על המסמך המדובר וגם ממי שממתין למסמך כדי לבצע פעולות המשך בתהליך המדובר.
מתי צריך להוסיף חתימה דיגיטלית pdf?
כיום זה כבר נחשב לנפוץ מאד ואנשים עושים את זה לא מעט – חתימה דיגיטלית pdf על גבי מסמכים שהם מקבלים בהודעה או דרך הדואר האלקטרוני. הם פותחים את המסמך, יכולים ללחוץ על האפשרות של חתימה או סימון סעיפים וכך הטופס יהיה חתום ומלא בדיוק על פי הדרישות וחשוב לא פחות – יהיה מוכר ורשמי, כלומר בעל תוקף חוקי ואפילו משפטי. המחוקק מבין את ההקלה הגדולה שמסמכים אלה הביאו איתם ולכן מכיר בחתימות הדיגיטליות כבחתימות רגילות, כלומר כמו אלה שבוצעו על גבי מסמך שהודפס על דף נייר. מסמך חתום יהיה מסמך שהמשמעות שלו היא שמי שחתם קרא אותו ואישר את התוכן שלו.
הנוחות הרבה של חתימות דיגיטליות
לא הרבה אנשים היו מדמיינים לעצמם לפני אי אילו שנים שתהיה אפשרות לחתום על מסמכים דרך המחשב בלי שצריך להדפיס אותם או בלי שצריך יהיה להיפגש עם הצד השני לשם כך. אפילו אם מדובר במסמך רפואי שהרופא מנפיק דרך האפליקציה של קופת החולים הרי שתהיה עליו חתימה דיגיטלית pdf והוא יהיה תקף בדיוק כמו מסמך פיזי שהרופא חתם עליו עם עט. עם הזמן צפוי שיותר ויותר טפסים ומסמכים יוחתמו בצורה מקוונת.
חברת IForms מתמחה ביצירת טפסים למילוי מקוון על פי הצרכים והדרישות הספציפיים של כל לקוח ולקוח.
